Membuat Workbook Sederhana

Sekarang kita akan mencoba membuat lembar kerja sederhana pada Microsoft Excel. Melalui lembar kerja ini kita akan coba mengenal dan melakukan hal berikut, seperti menempatkan kursor, mengisi/entri sel, menyimpan/menutup lembar kerja, dan memanggil kembali lembar kerja yang sudah pernah disimpan sebelumnya.

1. Menempatkan Kursor

Ketika workbook MSExcel kali pertama dibuka, penunjuk sel berada pada alamat sel A1. Untuk memindahkan penunjuk sel ini ke posisi baru yang diinginkan dapat dilakukan melalui keyboard atau mouse. Tombol keyboard atau mouse untuk memindahkan kursor antarsel adalah sebagai berikut.

• Tombol panah (kiri, kanan, atas, bawah).
• Tombol TAB (ke kanan) dan Shift+TAB (ke kiri).
• Tombol Enter (defaultnya ke bawah), namun penekanan tombol Enter ini sebenarnya berfungsi/digunakan untuk entri data dan eksekusi formula yang diterapkan pada sel.
• Klik mouse pada sel yang disorot.

Memindahkan kursor.

Adapun jika sedang posisi mengubah (edit) data pada sel (akan kamu coba pada Subbab setelah ini), cara menggeser kursor ke kiri/kanan di antara karakter yang ada dalam sel, sama seperti halnya ketika menggunakan MSWord.

Bentuk kursor pada saat pengeditan.

2. Jenis Kursor, Pointer, dan Handler

Dalam menggunakan MSExcel, kamu harus mengetahui bentuk kursor, pointer, dan mengenal handler pada sel, karena ini berkaitan dengan apa yang dapat kamu lakukan dengan semuanya itu.

Bentuk penunjuk (pointer) mouse dan kegunaannya di lingkungan Excel dapat dijelaskan dalam tabel berikut.

	pointer ini digunakan untuk menyorot/menyeleksi suatu sel atau kelompok sel (range)
	terletak pada batas sel atau range yang dipilih, digunakan untuk memindahkan sel atau range yang dipilih batas sel: bisa di atas bawah, kiri, atau kanan
	terletak pada batas sel atau range yang dipilih, digunakan untuk mengkopi isi/formula sel atau range yang dipilih. Saat mengaktifkan hal ini, tombol Ctrl di tekan. Cara ini untuk mengkopi ke lokasi lain yang bisa tidak berturutan dengan sumber yang dicopy. Jika bersambung (series/deret) menggunakan cara di bawah
	Fill handle, terletak pada pembatas sel/range di ujung kanan bawah sel/range yang dipilih, digunakan untuk menyalin (copy) atau mengisi data berurutan (series). Jika pointer mouse diletakkan di atas fill handle ini, akan berubah menjadi tanda + besar.
	garis vertikal berkedip di sel tempat mengetikkan data yang disebut sebagai titik sisip (insertion point). Saat mode pengeditan, garis ini berfungsi selayaknya kursor biasa

3. Mengisi/entri Sel

Untuk memasukkan data pada workbook. Letakkan kursor pada suatu sel, lalu ketikkan datanya. Untuk mengakhiri pemasukan data, tekan Enter, atau gunakan tombol panah. Jika kamu akan membatalkan pemasukan data pada sel tersebut, tekan Esc. Pembatalan ini kamu lakukan sebelum menekan Enter atau tombol panah. Selanjutnya, kamu bisa meneruskan memasukkan data pada sel yang lain.

Sebagai latihan, masukkan data sedemikian rupa sehingga workbook akan tampil seperti berikut ini.

Info:

Selain Enter dan tombol panah, sebenarnya kita bisa menggunakan klik mouse untuk mengakhiri pengentrian. Misalnya, setelah kamu mengentri “Hasan Basri” di C3, kamu klik mouse di C4 lalu menuliskan “Erna Herlina”, klik C5 mengetikan “Zainuddin”, dan seterusnya. Akan tetapi, cara penggunaan mouse ini tidak disebutkan di atas karena TIDAK PRAKTIS, karena lambat dan membuang tenaga kita. Jadi, untuk mengentri data secara berturut-turut seperti contoh di atas, gunakan Enter atau tombol panah.

4. Menyimpan Lembar Kerja

Untuk menyimpan lembar kerja. Kamu dapat melakukannya dengan 4 cara:
a. Menggunakan Microsoft Office Button, lalu klik Save.
b. Melalui Quick Access Toolbar: klik ikon disket.

c. Menggunakan kombinasi tombol: Alt+FS. Ini adalah cara melakukan perintah dengan kombinasi tombol Alt dan Keytips atau Hotkey.

d. Menggunakan kombinasi tombol (keyboard shortcut): Ctrl+S.

Keempat cara di atas sudah pernah dibahas di pembahasan MSWord, termasuk dialog box Save As yang muncul setelahnya (jika belum pernah disimpan).

5. Menutup Lembar Kerja

Untuk menutup (close) lembar kerja yang dihadapi dapat dilakukan dengan 3 cara sebagai berikut.

• Menggunakan Microsoft Office Button, lalu klik Close.
• Mengklik tanda Exit/Close jendela aplikasi Cara ini akan menutup juga aplikasi MSExcel jika tidak ada lembar kerja lain lagi yang terbuka.
• Menggunakan kombinasi tombol Alt+FC.

6. Membuka Lembar Kerja yang Sudah Ada

Untuk membuka kembali lembar kerja yang ada (di harddisk), ada 4 cara yang dapat dilakukan, yaitu:
a. Menggunakan Microsoft Office Button, lalu klik Open.
b. Menggunakan Microsoft Office Button, lalu memilih berkas dari daftar Recent Documents.
c. Menggunakan kombinasi tombol: Alt+FO.
d. Menggunakan kombinasi tombol (keyboard shortcut): Ctrl+O.

Cara a, b, dan c akan memunculkan dialog box Open, di mana kita diminta untuk memilih berkas lembar kerja yang akan dibuka.

7. Menutup MSExcel

Menutup MSExcel dilakukan seperti halnya menutup aplikasi Windows lainnya, yaitu mengklik tanda Exit (Close) di ujung kanan atas.

8. Membuat Lembar Kerja Baru

Pada saat MSExcel dipanggil, MSExcel akan langsung menyajikan workbook baru (kosong). Membuat lembar kerja baru yang dimaksud di sini adalah sebagai berikut.

• Kita ingin membuat lembar kerja baru di saat kita sudah menghadapi lembar kerja lain (ada lembar kerja yang sudah terbuka/aktif)
• Kita sudah menutup semua lembar kerja (tidak ada lembar kerja yang terbuka), namun MSExcel masih aktif

Caranya adalah dengan klik Microsoft Office Button lalu klik New atau menggunakan kombinasi tombol: Alt+FN. Perintah di atas akan menampilkan dialog box New Workbook. Klik ganda pada Blank Workbook.

9. Mengedit Lembar Kerja

Beberapa aspek pengeditan sederhana (umum) yang minimal adalah sebagai berikut.

• Penimpaan (kita entri data baru pada sel yang sudah ada isinya).
• Menambah/mengurangi data yang sudah ada (mofifikasi), caranya ini harus mengubah dulu ke mode edit, yaitu dengan menekan F2 pada sel yang akan diedit.
• Menghapus data pada sel dengan menggunakan tombol Del.
• Menambah/menyisipkan kolom atau baris kosong di antara sel-sel yang sudah ada entrian data.
• Menghapus kolom atau baris.

Read more...

Mengaktifkan & Mengenal Lingkungan Kerja MSExcel 2007

1. Mengaktifkan MSExcel 2007

Seperti yang telah kamu ketahui, MSExcel adalah salah satu aplikasi yang merupakan bagian dari paket MSOffice. Cara mengaktifkan MSExcel dapat dilakukan melalui Start Menu. Jika menggunakan Sistem Operasi Windows XP/Vista:

Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Office Excel 2007

Berikut ini adalah contoh tampilan pemanggilan MSExcel jika mengunakan Sistem Operasi Windows XP:

Mengaktifkan MSExcel 2007.

2. Mengenal Lingkungan Kerja MSExcel 2007

MSExcel menyertakan banyak fasilitas dan menyediakan tombol-tombol, shortcut, dan menu perintah. Agar dapat menggunakan MSExcel kita harus memahami fungsi tombol, shortcut, dan perintah-perintah tersebut. Tampilan MSExcel adalah seperti berikut.

Lingkungan kerja MSExcel 2007.

Info:

Tampilan MSExcel diatas bisa berbeda dengan komputer yang kamu gunakan. Hal ini bergantung resolusi monitor dan besar jendela yang digunakan. Resolusi yang cukup leluasa akan membuat lebih banyak ikon yang ditampilkan. Juga, jenis dan besar jendela yang makin kecil akan membuat ikon diganti teks, atau bahkan tidak ditampilkan.

Jika kamu perhatikan jendela MSExcel maka akan dapat dilihat komponen-komponen MSExcel sebagai berikut.

a. Microsoft Office Button
b. Quick Access Toolbar
c. Title Bar
d. Ribbon: kelompok perintah berupa teks dan ikon
e. Formula Bar
f. Lembar kerja (worksheet)
g. Sel dan alamat sel
h. Vertical-sliding-bar (vertical-scroll-bar) dan horizontal-sliding-bar (horizontalscroll-bar)
i. Untuk split window (horisontal dan vertikal)
j. Status Bar:

• Informasi fungsi-fungsi, seperti sum (jumlah), average (rata-rata), minimum, maximum, dan sebagainya dari data yang diseleksi .
• Tipe tampilan lembar kerja (view shortcuts): Normal, Page Layout, Page Break Preview.
• Zoom slider
• Status beberapa tombol, seperti Caps Lock, Num Lock, status mode selection, mode End, jumlah halaman, dan sebagainya

k. Tombol scrolling tab dan tab lembar kerja (sheets).

a. Microsoft Office Button

Seperti halnya pada MSWord, jika Microsoft Office Button diklik maka akan muncul menu pilihan untuk membuat (New), membuka (Open), menyimpan (Save dan Save As), mencetak (Print), mengirim/Send (email dan fax), Publish, dan menutup lembar kerja (Close).

Microsoft Office Button

 Coba kamu klik tombol tersebut untuk melihat menu yang disediakan.

Menu pilihan pada Microsoft Office
Button.

b. Quick Access Toolbar

Quick Access Toolbar berada di sebelah kanan Microsoft Office Button.

Quick Access Toolbar

Seperti yang telah kamu ketahui sebelumnya, tombol panah yang ada di sebelah kanan Quick Access Toolbar adalah tombol Customize Quick Access Toolbar. Kamu bisa gunakan tombol ini untuk menambah dan mengurangi ikon perintah yang ada pada Quick Access Toolbar.

Customize Quick Acces Toolbar

c. Title Bar

Title bar ada di sebelah kanan Quick Access Toolbar. Title bar menampilkan nama lembar kerja dan informasi lainnya. Biasanya lembar kerja yang baru dibuat akan diberi nama Book1. Mengapa “book” (buku)? Karena berkas lembar kerja dalam MSExcel disebut sebagai Workbook (buku kerja). Workbook terdiri atas banyak lembar kerja (sheets).

Title Bar

d. Ribbon

Ribbon adalah tempat berbagai perintah. Pada Ribbon MSExcel ada 7 buah tab utama, yaitu Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, dan View. Setiap tab terbagi menjadi beberapa grup. Setiap grup menyediakan fitur-fitur khusus.

Ribbon

Berikut ini daftar grup pada masing-masing tab.

Tab	Grup
Home	Clipboard, Font, , Number, Styles, Cells, Editing
Insert	Tables, Illustrations, Charts, Links, Text
Page Layout	Themes, Page Setup, Scale to Fit, Sheet Options, Arrange
Formulas	Function Library, Defines Names, Formula Auditing, Calculation
Data	Get External Data, Connections, Sort & Filter, Data Tools, Outline
Review	Proofing, Comments, Changes
View	Workbook Views, Show, Hide, Zoom, Window, Macros

e. Formula Bar

Formula Bar berisi formula (rumus) yang ada atau diterapkan di suatu sel. Pada Formula Bar juga kita bisa mengedit isi sel. Formula bar dapat disetel ON (tampil) atau OFF (disembunyikan). Untuk penyetelan ini, gunakan perintah pada grup Show/Hide tab View pada Ribbon.

Formula Bar

f. Worksheets

Worksheets merupakan area yang digunakan untuk menulis dan mengolah data tabular. Berikut beberapa hal yang berhubungan dengan worksheet:

1. Worksheet berupa baris dan kolom yang terdiri atas sel-sel.
2. Dalam setiap workbook terdiri atas banyak sheet.
3. Sel adalah komponen data terkecil yang dapat diacu untuk diolah.
4. Setiap sel mempunyai alamat.
5. Alamat ini berupa nomor baris dan nomor kolom.
6. Identifikasi/penomoran kolom menggunakan abjad: A, B, C, ..., lalu AA, AB, ..., dan seterusnya hingga XFD, atau kolom ke 16.384. Ini menyatakan jumlah kolom dalam MSExcel 2007
7. Identifikasi/penomoran kolom menggunakan angka: 1, 2, 3, ..., dan seterusnya hingga 1.048.576. Ini menyatakan jumlah baris dalam MSExcel 2007.
8. Penomoran kolom dan baris ini disebut Headings.
9. Berapa jumlah kolom dan jumlah baris yang bisa diisi data dalam MSExcel 2007 bergantung kapasitas memori dan spesifikasi komputer yang digunakan.

Worksheet MSExcel 2007.

 g. Split Window

Seperti halnya MSWord, daerah kerja MSExcel dapat di-split. Namun, jika MSWord hanya ada pemisah mendatar, pada MSExcel terdapat 2 pemisah jendela, jadi kita bisa melakukan split secara horisontal maupun vertikal. Caranya sama, yaitu dengan cara klik-drag pada pemisah jendela yang ada di atas scroll bar (vertical maupun horizontal scroll bar).

Tampilan MSExcel yang sudah di-split adalah seperti berikut.

Split Window

Tampilan MSExcel yang sudah di-split.

h. Status Bar

Status bar ada pada bagian paling bawah. Berbagai informasi dapat ditampilkan di status bar, seperti:

1. Status tombol: Caps Lock, Num Lock, status mode selection, mode End;
2. Jumlah halaman (hanya jika pilih mode view: Page Layout);
3. Beberapa fungsi matematis, seperti sum, average, minimum, maximum (hanya jika kita sedang menyeleksi data atau kelompok data);
4. View shortcuts;
5. Zoom dan zoom slider;
6. dan sebagainya.

 Tampilan Status Bar jika sedang pada posisi tertentu:

Status Bar.

Kamu dapat menambah atau mengurangi informasi apa saja yang perlu ditampilkan di status bar dengan cara
klik kanan untuk menampilkan menu. Pop-up menu yang muncul adalah sebagai berikut.

Pop-up menu.

i. Tombol Scrolling Tab

Tombol scrolling tab (scrolling sheet tab) adalah tombol untuk menggulung sheet tab (terletak di atas Status Bar sebelah kiri). Seperti telah disebutkan, Workbook dapat menampung banyak worksheet (atau disebut sheet saja). Sementara itu, lebar dari horizontal scroll bar dapat diubah lebarnya. Jika workbook kita terdiri atas beberapa sheet yang semuanya tampak pada layar MSExcel kita maka tombol scrolling tab ini tidak berfungsi. Perhatikan tampilan berikut ini.

Scrolling Tab.

Ada kalanya workbook kita terdiri atas banyak sheet, sedemikian rupa sehingga melebihi separator horizontal scroll bar. Terkadang juga ketika separator horizontal scroll bar digeser sedemikian rupa sehingga ada sheet yang tidak tampak, maka tombol scrolling tab ini akan berfungsi, yaitu jika diklik kiri (sheet kiri yang tak tampak), kanan (sheet kanan yang tidak tampak), klik awal sheet, dan klik akhir sheet.

Contoh tampilan jika workbook terdiri atas banyak sheet sehingga melebihi kapasitas tampilan adalah seperti berikut.

Tampilan ketika workbook terdiri atas banyak sheet
sehingga melebihi batas tampilan.

Read more...

Pengaturan Dokumen Tingkat Lanjut

Dalam membuat dan menyajikan dokumen, terdapat beberapa penataan dan pengaturan dalam MSWord yang penting. Beberapa pengaturan tersebut, antara lain pengecekan ejaan (spelling) dan tata bahasa (grammar), mengorganisasi teks dokumen dengan Style, membuat daftar isi, membuat daftar gambar dan tabel, mengaktifkan pemenggalan kata (hyphenation), dan membuat Index.

Pada postingan ini akan dibahas topik mengenai pengecekan ejaan (spelling) dan tata bahasa (grammar), mengorganisasi teks dokumen dengan style, dan membuat Daftar Isi. Adapun untuk topik lain, silakan dieksplorasi sendiri. Sangat disarankan sebelum mempelajari bahasan ini kamu sudah terampil dan menguasai materi sebelumnya yang dibahas pada postingan web ini di category IPTEK pada label microsoft word ini.

 

1. Spelling dan Grammar

Fasilitas ini digunakan untuk memeriksa dan mengedit spelling dan grammar (dalam bahasa Inggris). Untuk menggunakan fasilitas ini kamu dapat memanggilnya menggunakan function key (hot key) F7, Alt+TS, atau tab Review grup Proofing. Kemudian, klik ikon Spelling and Grammar. Tampilan ikonnya adalah sebagai berikut.

Tampilan ikon Spelling and
Grammar.

Setelah dialog box muncul, jika ditemukan kata yang tidak dikenal akan diminta menggantinya (bisa ada beberapa pilihan) atau mengabaikannya (Ignore).

Dialog box Spelling and
Grammar.

Saat pertama kali menginstalasi MSWord biasanya pengecekan Spelling and Grammar ini aktif secara otomatis. Hal ini mengakibatkan munculnya underline warna merah pada semua kata yang tidak dikenal dalam bahasa Inggris dan warna hijau untuk yang tata bahasanya salah. Berikut adalah contoh tampilan kata-kata yang tidak dikenal yang terdeteksi fasilitas ini.

 

Contoh tampilan kata-kata yang tidak dikenal yang
terdeteksi oleh fasilitas Spelling ang Grammar.

Berikut ini adalah contoh tampilan kata-kata dengan tata bahasa yang salah.

Contoh tampilan kata-kata
dengan tata bahasa yang salah.

Pemeriksaan otomatis (fasilitas Spelling and Grammar) dapat dimatikan melalui Word Options.

2. Menggunakan Style

Style merupakan pemberian penanganan terhadap huruf atau paragraf. Hal ini dapat memudahkan dalam pengubahan suatu kelompok kata atau paragraf yang ber-style sama. Jenis style yang disediakan MSWord mudah dilihat di tab Home grup Styles. Di sana terdapat Heading1, Heading2, dan seterusnya. Selain itu, disediakan pula dengan nama-nama, seperti Subtitle, List Paragraph, dan Emphasis. Jenis-jenis style tersebut merupakan jenisjenis style yang dapat dipakai, namun kamu pun dapat membuat dan memberi nama sendiri.

a. Penerapan Style

Asumsikan kamu memiliki dokumen dengan isi seperti yang ditunjukkan Gambar dibawah ini (sebelah kiri di halaman). Pada dokumen tersebut akan diterapkan style dengan nama Heading 1 ke semua teks Bab. Caranya adalah letakkan kursor pada baris tersebut (tidak perlu menyeleksi seluruh baris). Kemudian, klik Style Heading 1. Cara yang sama dilakukan ke semua teks Bab yang ada, yaitu Bab-1 dan Bab-2. Selanjutnya, setiap Subbab level 1 diberi Style Heading 2, yaitu “1.1 Latar Belakang”, “1.2 ...”, “2.1 ...”, dan seterusnya).

Dari hasil tersebut akan terbentuk seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut (sebelah kanan).

Contoh tampilan teks yang belum diberi style (kiri) dan
teks yang telah diberi style (kanan).

b. Style Buatan Sendiri

Kamu telah mengetahui bagaimana menggunakan style yang disediakan MSWord. Selanjutnya, bagaimana jika kamu mencoba dengan style buatan sendiri untuk diterapkan pada Subbab level 2. Tahapan yang harus kamu lakukan untuk membuat style ini adalah sebagai berikut.

1. Beri format yang diinginkan pada teks tersebut.
2. Tetapkan sebagai style dengan nama tertentu.
3. Terapkan style buatan sendiri ke teks lain.

 

Sebagai ilustrasi, lakukan tahapan tersebut pada dokumen di atas, dengan langkah-langkah berikut.

 

1) Baris “a) Sasaran untuk Siswa” diberikan font Verdana 9, Bold, Italic

 

2) Klik kanan pada teks “a) Sasaran untuk Siswa”. Kemudian, pilih untuk menyimpan style buatan sendiri ini dengan memilih Styles > Save Selection as New Quick Style.

 

Menciptakan style baru.

Dari pilihan tersebut akan memunculkan dialog box untuk mengisi nama style yang baru, beri saja nama misalnya Sub3.

3) Selanjutnya, terapkan style Sub3 ini pada semua Subbab level 2 yang ada pada dokumen tersebut.

 

c. Modifikasi Style

Contoh Soal:

 Misalkan, kamu ingin mengubah format tulisan Bab, SubBab level 1, dan SubBab level 2 menjadi font jenis lain, warna, atau diberi asesoris lainnya. Perubahannya adalah sebagai berikut.
 

1. Teks Bab
Semula font Cambria 18, Bold (ini asumsi, karena format Heading 1 tiap komputer dapat berbeda), dan rata kiri menjadi font Trebuchet MS 24, Bold, rata kanan, dengan border bawah.

2. Teks SubBab level 1
Asumsi semula Times New Roman 16, Bold, before paragraph spacing 18pt menjadi font tetap hanya ditambah Italic, warna maroon, after paragraph spacing 12pt, before paragraph spacing tetap.

3. Teks SubBab level 2
Verdana 9, Bold, Italic menjadi Arial 11, Bold, underline, warna biru, before paragraph spacing 12pt, after paragraph spacing 6pt.

Perubahan ini hanya perlu dilakukan sekali. Langkah yang perlu dilakukan adalah menyimpan perubahan ini dan biarkan MSWord yang akan melakukan penyesuaian (updating) terhadap seluruh teks yang menggunakan style-style ini. Untuk menyimpan dan sekaligus memperbarui style, klik kanan pada teks yang diubah style-nya, kemudian pilih Styles > Update ... to Match Selection (titik-titik menyatakan nama style-nya, misalnya jika Heading 1).

Meng-update style.

Berikut adalah tampilan saat sebelum diperbarui (kiri) dan sesudah diperbarui (kanan).

Tampilan teks sebelum dan
sesudah diperbarui.

3. Membuat Daftar Isi

Daftar isi merupakan daftar bab, subbab berbagai level, dan bagian-bagian dokumen yang ditulis dan disertai dengan nomor halamannya. Daftar isi ini (biasanya) diletakkan di bagian depan dokumen. Daftar isi berfungsi sebagai rujukan bagi pembaca untuk memeriksa isi dan mencari bagian yang dicari, dibutuhkan, atau akan dibacanya. MSWord menyediakan fasilitas untuk membuat daftar isi ini secara otomatis. Syarat untuk membuat daftar isi (Table of Content) adalah sebagai berikut.

a. Setiap bagian teks (judul, sub-judul, nama bab, subbab, dan sebagainya) yang akan dimasukkan dalam daftar isi harus mempunyai style unik. Jadi, tidak sama dengan style teks uraian.

b. Untuk kemudahan dan konsistensi, style pada bagian teks yang satu level harus mempunyai style yang sama. Misalnya, jika Bab 1 menggunakan style Heading 1 maka seluruh nama Bab dalam dokumen tersebut menggunakan style tersebut (similar formating).

Pada contoh sebelumnya, dokumen yang ada hanya terdiri atas satu halaman. Namun, karena dalam Daftar Isi memiliki kompenen nomor halaman maka ubahlah terlebih dahulu contoh tersebut dengan cara membuatnya menjadi beberapa halaman, misalnya:

• Bab 1 bersama Subbabnya adalah halaman 1,
• Bab 2 bersama Subbab 2.1 menjadi halaman 2,
• Subbab 2.2 menjadi halaman 3.

Kemudian, untuk menyimpan Daftar Isi, buatlah satu halaman lagi. Dikarenakan ini bukan bagian dari “dokumen inti”, buatlah halaman baru ini di section yang berbeda, sehingga struktur dokumen tersebut menjadi seperti berikut.

• Section 1 terdiri atas satu halaman (masih kosong),
• Section 2 terdiri atas 3 halaman (yang berisi contoh yang sebelumnya).

Lengkapi halaman 1 section 1 dengan teks “Daftar Isi”. Dengan demikian, tampilan keseluruhan dokumen menjadi seperti berikut (teks Dummy diperbanyak).

Tampilan keseluruhan dokumen.

Untuk membuat daftar isi, gunakan tab References > Table of Contents > Insert Table of Contents. Dari pemilihan tersebut akan muncul dialog box seperti berikut.

Proses pembuatan daftar isi.

4. Mailmerge

Mailmerge adalah fasilitas untuk membuat rangkaian cetakan dokumen yang isinya sama, namun ada beberapa isian yang khusus (personal). Contohnya, bayangkan jika kamu mempunyai surat tagihan yang akan dikirim ke 100 orang. Isi suratnya pada intinya sama, hanya ada beberapa bagian yang berisi identitas atau suatu informasi yang unik untuk orang tertentu. Misalnya, yang paling mudah adalah nama, alamat, jumlah tagihan, dan tanggal batas waktu.

Contoh lain, kamu akan menyebarkan surat undangan, dan kamu membutuhkan label nama beserta alamat lengkap yang akan ditempelkan pada amplop.

Ada beberapa jenis mailmerge. Mailmerge yang umum adalah mailmerge surat, mailmerge label, dan mailmerge amplop. Prinsip kerjanya sama, yang membedakan adalah tampilannya. Mailmerge label digunakan untuk membuat label, biasanya untuk dicetak pada kertas stiker, mailmerge amplop untuk dicetak langsung pada amplop. Adapun mailmerge surat untuk membuat surat.

Pada dasarnya mailmerge terdiri atas 2 berkas. Pertama adalah dokumen master berupa surat, label, atau amplop, di mana ketiganya adalah dokumen MSWord biasa yang bentuknya sesuai dengan peruntukkannya. Surat berbentuk dokumen umum, label didesain sesuai dengan bentuk stiker yang akan digunakan, dan amplop didesain sesuai dengan bentuk amplop yang mau dipakai.

Kemudian, berkas yang kedua adalah sumber data. Data ini bisa dari berbagai format data, di antaranya sebagai berikut.

• MSWord (doc, docx) atau dokumen teks dengan format rtf;
• berkas database (MSAccess, dBASE, ODBC);
• berkas web (htm, html);
• spreadsheet (MSExcel, Lotus 1-2-3);
• address book dari email client Outlook Express, dan sebagainya.

Pada pembahasan kali ini, akan digunakan data yang diambil dari MSWord dan dari MSExcel.
 

a. Mailmerge Surat

Mailmerge surat adalah mailmerge untuk membuat surat yang ditunjukkan ke banyak orang. Namun, ada beberapa entri pada surat yang bersifat unik. Untuk mengetahui cara pembuatan mail merge, perhatikan contoh berikut.

Contoh Soal:

Buatlah contoh pembuatan mailmerge beserta langkahlangkahnya.
 

Jawab:
Misalkan akan dibuat mailmerge surat. Berikut tahap pembuatannya.
1) Buka dokumen baru kemudian buat tabel.
2) Masukkan data record berikut (Nama, Alamat, dan seterusnya disebut sebagai FIELD/ruas):

4) Simpan (misalnya "Merge_data1.docx"), ini sebagai sumber data.
 

Sekarang buat untuk dokumen masternya

.
1)Buka dokumen baru (beri nama "Merge1.docx")

2) Klik tab Mailings pada Ribbon. Pilih Select Recipients > Use Existing List (grup Start Mail Merge), arahkan ke dokumen "Merge_data1. docx"

3) Periksalah pada ikon Insert Merge Field pada tab Mailings grup Write & Insert Fields apakah sudah ada nama field dari sumber data.

Merge Field

4) Ketikkan naskah berikut.

 

 

5) Perhatikan kata yang diapit dengan « » menandakan data yang diambil dari field sumber data (bukan diketikkan).

6) Tambahkan penebalan (bold) pada Nama di bagian “Kepada”, dan garis bawah untuk kota.
 

7) Pada grup Finish tab Mailings, klik Finish & Merge, pilih Edit Individual Documents. Ini adalah pilihan untuk mengkompilasi mailmerge tanpa mencetaknya langsung. Langkah ini berguna agar kamu bisa memeriksa hasilnya sebelum benarbenar mencetaknya, atau kamu juga memilih Preview Results untuk memeriksa sebelum mencetaknya.

Preview Result

8. Hasilnya adalah sebagai berikut:

b. Fasilitas Fill-in

Perhatikan tanggal di atas Kepala Sekolah pada surat Merge1.docx di atas. Jika kita ingin ini dibuat fleksibel, yaitu diisi setiap akan mencetaknya, maka caranya adalah:

1. Hapus tanggal ini.
2. Tempatkan kursor setelah “Bandung“.
3. Klik Rules > Fill-in yang ada di tab Mailings grup Write & Insert Fields.
4. Ketikkan pada Prompt “Masukkan Tanggal”.
5. Isi checkbox Ask Once. Artinya ini berlaku untuk semua data pada Merge_data1.docx. Jika “Ask Once” tidak diisi, kita akan ditanya sebanyak data yang ada.
6. Simpan Merge1.docx, lalu jalankan kembali mailmerge (klik Finish & Merge)
7. Isilah tanggal sesuai kebutuhan, lalu perhatikan hasilnya.

c. Fasilitas "if-then-else" Mail Merge

Fasilitas yang lain adalah if-then-else. fasilitas ini digunakan untuk memberikan pernyataan tertentu sesuai dengan kondisi data yang unik yang ditemukan. Perhatikan contoh berikut:

1) Ubah dokumen "Merge1.docx" pada teks "Kami berharap biaya seperti tersebut di atas dapat segera diambil secepatnya …..". Hapus kata "secepatnya", dan letakkan kursor setelah "…diambil"

2) Simpan menjadi "Merge2.docx"

3) Ubah juga bagian tagihan, tambahkan Rp. di depan field Bea_siswa

4) Ubah dokumen data "Merge_data1.docx", hapus Rp. dan separator ribuan ("titik") pada semua field Bea Siswa

5) Simpan menjadi "Merge_data2.docx"

6) Klik Rules > If… Then…Else… yang ada di tab Mailings grup Write & Insert Fields. Ketikkan sesuai contoh berikut.

Dialog box Insert Word Field IF.

7) Simpan, lakukan merging kembali, lihat hasilnya.

d. Mencetak Label

Untuk mencetak label, MSWord sudah menyediakan pilihan jenis kertas label ukuran tertentu, misalnya:

Label Option dan pemilihan jenis kertas.

Dialog box Label Options didapat dari eksekusi ikon Labels > Options dari grup Create pada tab Mailings. Adapun dialog box sebelah kiri didapat dengan cara mengklik Label Information atau klik button Details dari dialog box Label Options. Beberapa pilihan lainnya:

Pemilihan jenis label.

Setelah kita memilih salah satu dari jenis label yang disediakan maka MSWord akan menampilkan dokumen yang sudah berisi suatu tabel dengan kolom, baris, ukuran kertas, dan marginnya sesuai jenis label tersebut.

Jika kita mempunyai tabel dengan ukuran yang tidak persis sama dengan yang disediakan (misalnya, horizontal pitch-nya) maka kita bisa melakukan costumized dengan mengubah-ubah properti tersebut.

Namun, jika kita mau mendesain label yang sama sekali baru, yang disesuaikan dengan jenis label yang kita punya maka juga tidak menjadi masalah.

Berikut akan dilakukan hal yang terakhir ini. Asumsikan kita menggunakan jenis label yang banyak terdapat di pasaran/dijual di Indonesia. Ada banyak jenis ukurannya, biasanya kita memilih berdasarkan kode. Kita akan gunakan jenis label dengan kode nomor 121, yaitu label yang berukuran 38 x 76 mm, di mana dalam satu lembar berisi 10 label pada kertas stiker berukuran 16 x 20 cm.

Untuk kebutuhan ini, buatlah dokumen baru, kemudian klik Labels > Options > Details dari grup Create pada tab Mailings. Isilah propertinya dengan ukuran berikut ini (sesuai dengan label kode nomor 121):

Pengaturan label.

Setelah selesai, klik OK, akan kembali ke dialog box Label Options, kemudian klik New Documents maka akan tampil dokumen dengan ukuran kertas (custom) 16 x 20,1cm, berisi tabel dengan kolom 2 x 5 baris dan ukuran kolom, baris, dan margin kertas sesuai label dengan produc name “Label 121”.

Tahap berikutnya adalah kita menempatkan field dari sumber data. Seperti yang disebutkan, kita bisa mengambil dari dokumen MSWord, dokumen teks umum dengan format RTF, MSExcel, MSAccess, dan sebagainya. Untuk kali ini kita akan mengambil dari berkas spreadsheet MSExcel dengan nama DaftarUndangan.xls (sebelumnya buat dulu daftar undangan di excel).

 

Aktifkan sumber data tersebut melalui Select Recipients > Use Existing List (grup Start Mail Merge tab Mailings), kemudian gunakan Insert Merge Field seperti yang pernah kamu lakukan sebelumnya. Tempatkan semua field yang ada di berkas DaftarUndangan.xls pada tabel label sedemikian rupa sehingga seperti berikut.

 

Memasukkan Merge Field.

 

Kamu dapat melengkapi semua sel pada tabel dengan copy-paste dan menambahkan Rules > Next Record dari grup Write & Insert Fields pada setiap sel. “Next Record” menandakan setiap label akan diisi dengan record (baris data) berikutnya. Jika tidak memberikan “Next Record” maka satu lembar kertas label hanya akan berisi data yang sama. Walau bisa secara manual dapat dilakukan, namun ada cara yang lebih praktis, yaitu dengan cara mengklik Update Labels pada grup Write & Insert Fields tersebut.

Pada saat pertama, ikon Update Labels masih belum aktif (disable). Untuk mengaktifkannya, klik Start Mail Merge > Labels, lalu klik Cancel untuk membatalkannya kembali. Setelah kamu melakukan ini, ikon Update Labels menjadi aktif (enable). Klik ikon ini. Label tersebut akan tampil seperti berikut.

Tampilan lanel

Kode «Next Record» menyatakan perintah untuk menggeser ke record data berikutnya. Sementara field lainnya mengikuti susunan dari sel tabel yang sudah ditentukan (spasi, font, style, dan seterusnya). Tampilan di atas agak berbeda, yaitu ditambahkan “Kepada Yth” dan pemberian garis bawah untuk “kota”. Ini cukup kamu lakukan di sel yang pertama saja, Kamu tinggal klik kembali ikon Update Labels maka semua label akan mengikuti perubahan ini.

Pada saat posisi ini, desain label sudah selesai, kamu bisa mencetaknya langsung, atau memeriksanya dahulu melalui Finish & Merge > Edit Individual Documents dari grup Finish tab Mailings, atau klik Preview Results. Hasilnya kurang lebih seperti yang ditunjukkan berikut ini.

Tampilan hasil akhir.

Read more...