5/10/2013

Pengaturan Dokumen Tingkat Lanjut

Dalam membuat dan menyajikan dokumen, terdapat beberapa penataan dan pengaturan dalam MSWord yang penting. Beberapa pengaturan tersebut, antara lain pengecekan ejaan (spelling) dan tata bahasa (grammar), mengorganisasi teks dokumen dengan Style, membuat daftar isi, membuat daftar gambar dan tabel, mengaktifkan pemenggalan kata (hyphenation), dan membuat Index.

Pada postingan ini akan dibahas topik mengenai pengecekan ejaan (spelling) dan tata bahasa (grammar), mengorganisasi teks dokumen dengan style, dan membuat Daftar Isi. Adapun untuk topik lain, silakan dieksplorasi sendiri. Sangat disarankan sebelum mempelajari bahasan ini kamu sudah terampil dan menguasai materi sebelumnya yang dibahas pada postingan web ini di category IPTEK pada label microsoft word ini.
 

1. Spelling dan Grammar

Fasilitas ini digunakan untuk memeriksa dan mengedit spelling dan grammar (dalam bahasa Inggris). Untuk menggunakan fasilitas ini kamu dapat memanggilnya menggunakan function key (hot key) F7, Alt+TS, atau tab Review grup Proofing. Kemudian, klik ikon Spelling and Grammar. Tampilan ikonnya adalah sebagai berikut.

Tampilan ikon Spelling and Grammar.
Tampilan ikon Spelling and
Grammar.
Setelah dialog box muncul, jika ditemukan kata yang tidak dikenal akan diminta menggantinya (bisa ada beberapa pilihan) atau mengabaikannya (Ignore).

Dialog box Spelling and Grammar.
Dialog box Spelling and
Grammar.

Saat pertama kali menginstalasi MSWord biasanya pengecekan Spelling and Grammar ini aktif secara otomatis. Hal ini mengakibatkan munculnya underline warna merah pada semua kata yang tidak dikenal dalam bahasa Inggris dan warna hijau untuk yang tata bahasanya salah. Berikut adalah contoh tampilan kata-kata yang tidak dikenal yang terdeteksi fasilitas ini.
 
Contoh tampilan kata-kata yang tidak dikenal yang terdeteksi oleh fasilitas Spelling ang Grammar.
Contoh tampilan kata-kata yang tidak dikenal yang
terdeteksi oleh fasilitas Spelling ang Grammar.
Berikut ini adalah contoh tampilan kata-kata dengan tata bahasa yang salah.

Contoh tampilan kata-kata dengan tata bahasa yang salah.
Contoh tampilan kata-kata
dengan tata bahasa yang salah.
Pemeriksaan otomatis (fasilitas Spelling and Grammar) dapat dimatikan melalui Word Options.

2. Menggunakan Style

Style merupakan pemberian penanganan terhadap huruf atau paragraf. Hal ini dapat memudahkan dalam pengubahan suatu kelompok kata atau paragraf yang ber-style sama. Jenis style yang disediakan MSWord mudah dilihat di tab Home grup Styles. Di sana terdapat Heading1, Heading2, dan seterusnya. Selain itu, disediakan pula dengan nama-nama, seperti Subtitle, List Paragraph, dan Emphasis. Jenis-jenis style tersebut merupakan jenisjenis style yang dapat dipakai, namun kamu pun dapat membuat dan memberi nama sendiri.

a. Penerapan Style

Asumsikan kamu memiliki dokumen dengan isi seperti yang ditunjukkan Gambar dibawah ini (sebelah kiri di halaman). Pada dokumen tersebut akan diterapkan style dengan nama Heading 1 ke semua teks Bab. Caranya adalah letakkan kursor pada baris tersebut (tidak perlu menyeleksi seluruh baris). Kemudian, klik Style Heading 1. Cara yang sama dilakukan ke semua teks Bab yang ada, yaitu Bab-1 dan Bab-2. Selanjutnya, setiap Subbab level 1 diberi Style Heading 2, yaitu “1.1 Latar Belakang”, “1.2 ...”, “2.1 ...”, dan seterusnya).

Dari hasil tersebut akan terbentuk seperti yang ditunjukkan pada gambar berikut (sebelah kanan).

Contoh tampilan teks yang belum diberi style (kiri) dan teks yang telah diberi style (kanan).
Contoh tampilan teks yang belum diberi style (kiri) dan
teks yang telah diberi style (kanan).

b. Style Buatan Sendiri

Kamu telah mengetahui bagaimana menggunakan style yang disediakan MSWord. Selanjutnya, bagaimana jika kamu mencoba dengan style buatan sendiri untuk diterapkan pada Subbab level 2. Tahapan yang harus kamu lakukan untuk membuat style ini adalah sebagai berikut.
  1. Beri format yang diinginkan pada teks tersebut.
  2. Tetapkan sebagai style dengan nama tertentu.
  3. Terapkan style buatan sendiri ke teks lain.
 
Sebagai ilustrasi, lakukan tahapan tersebut pada dokumen di atas, dengan langkah-langkah berikut.
 
1) Baris “a) Sasaran untuk Siswa” diberikan font Verdana 9, Bold, Italic
 
2) Klik kanan pada teks “a) Sasaran untuk Siswa”. Kemudian, pilih untuk menyimpan style buatan sendiri ini dengan memilih Styles > Save Selection as New Quick Style.
 
Menciptakan style baru.
Menciptakan style baru.
Dari pilihan tersebut akan memunculkan dialog box untuk mengisi nama style yang baru, beri saja nama misalnya Sub3.

3) Selanjutnya, terapkan style Sub3 ini pada semua Subbab level 2 yang ada pada dokumen tersebut.
 

c. Modifikasi Style

Contoh Soal:
 Misalkan, kamu ingin mengubah format tulisan Bab, SubBab level 1, dan SubBab level 2 menjadi font jenis lain, warna, atau diberi asesoris lainnya. Perubahannya adalah sebagai berikut.
 
1. Teks Bab
Semula font Cambria 18, Bold (ini asumsi, karena format Heading 1 tiap komputer dapat berbeda), dan rata kiri menjadi font Trebuchet MS 24, Bold, rata kanan, dengan border bawah.


2. Teks SubBab level 1
Asumsi semula Times New Roman 16, Bold, before paragraph spacing 18pt menjadi font tetap hanya ditambah Italic, warna maroon, after paragraph spacing 12pt, before paragraph spacing tetap.


3. Teks SubBab level 2
Verdana 9, Bold, Italic menjadi Arial 11, Bold, underline, warna biru, before paragraph spacing 12pt, after paragraph spacing 6pt.

Perubahan ini hanya perlu dilakukan sekali. Langkah yang perlu dilakukan adalah menyimpan perubahan ini dan biarkan MSWord yang akan melakukan penyesuaian (updating) terhadap seluruh teks yang menggunakan style-style ini. Untuk menyimpan dan sekaligus memperbarui style, klik kanan pada teks yang diubah style-nya, kemudian pilih Styles > Update ... to Match Selection (titik-titik menyatakan nama style-nya, misalnya jika Heading 1).

Meng-update style.
Meng-update style.
Berikut adalah tampilan saat sebelum diperbarui (kiri) dan sesudah diperbarui (kanan).

Tampilan teks sebelum dan sesudah diperbarui.
Tampilan teks sebelum dan
sesudah diperbarui.

3. Membuat Daftar Isi

Daftar isi merupakan daftar bab, subbab berbagai level, dan bagian-bagian dokumen yang ditulis dan disertai dengan nomor halamannya. Daftar isi ini (biasanya) diletakkan di bagian depan dokumen. Daftar isi berfungsi sebagai rujukan bagi pembaca untuk memeriksa isi dan mencari bagian yang dicari, dibutuhkan, atau akan dibacanya. MSWord menyediakan fasilitas untuk membuat daftar isi ini secara otomatis. Syarat untuk membuat daftar isi (Table of Content) adalah sebagai berikut.

a. Setiap bagian teks (judul, sub-judul, nama bab, subbab, dan sebagainya) yang akan dimasukkan dalam daftar isi harus mempunyai style unik. Jadi, tidak sama dengan style teks uraian.

b. Untuk kemudahan dan konsistensi, style pada bagian teks yang satu level harus mempunyai style yang sama. Misalnya, jika Bab 1 menggunakan style Heading 1 maka seluruh nama Bab dalam dokumen tersebut menggunakan style tersebut (similar formating).

Pada contoh sebelumnya, dokumen yang ada hanya terdiri atas satu halaman. Namun, karena dalam Daftar Isi memiliki kompenen nomor halaman maka ubahlah terlebih dahulu contoh tersebut dengan cara membuatnya menjadi beberapa halaman, misalnya:
  • Bab 1 bersama Subbabnya adalah halaman 1,
  • Bab 2 bersama Subbab 2.1 menjadi halaman 2,
  • Subbab 2.2 menjadi halaman 3.
Kemudian, untuk menyimpan Daftar Isi, buatlah satu halaman lagi. Dikarenakan ini bukan bagian dari “dokumen inti”, buatlah halaman baru ini di section yang berbeda, sehingga struktur dokumen tersebut menjadi seperti berikut.
  • Section 1 terdiri atas satu halaman (masih kosong),
  • Section 2 terdiri atas 3 halaman (yang berisi contoh yang sebelumnya).
Lengkapi halaman 1 section 1 dengan teks “Daftar Isi”. Dengan demikian, tampilan keseluruhan dokumen menjadi seperti berikut (teks Dummy diperbanyak).

Tampilan keseluruhan dokumen.
Tampilan keseluruhan dokumen.
Untuk membuat daftar isi, gunakan tab References > Table of Contents > Insert Table of Contents. Dari pemilihan tersebut akan muncul dialog box seperti berikut.

Proses pembuatan daftar isi.
Proses pembuatan daftar isi.

4. Mailmerge

Mailmerge adalah fasilitas untuk membuat rangkaian cetakan dokumen yang isinya sama, namun ada beberapa isian yang khusus (personal). Contohnya, bayangkan jika kamu mempunyai surat tagihan yang akan dikirim ke 100 orang. Isi suratnya pada intinya sama, hanya ada beberapa bagian yang berisi identitas atau suatu informasi yang unik untuk orang tertentu. Misalnya, yang paling mudah adalah nama, alamat, jumlah tagihan, dan tanggal batas waktu.

Contoh lain, kamu akan menyebarkan surat undangan, dan kamu membutuhkan label nama beserta alamat lengkap yang akan ditempelkan pada amplop.

Ada beberapa jenis mailmerge. Mailmerge yang umum adalah mailmerge surat, mailmerge label, dan mailmerge amplop. Prinsip kerjanya sama, yang membedakan adalah tampilannya. Mailmerge label digunakan untuk membuat label, biasanya untuk dicetak pada kertas stiker, mailmerge amplop untuk dicetak langsung pada amplop. Adapun mailmerge surat untuk membuat surat.

Pada dasarnya mailmerge terdiri atas 2 berkas. Pertama adalah dokumen master berupa surat, label, atau amplop, di mana ketiganya adalah dokumen MSWord biasa yang bentuknya sesuai dengan peruntukkannya. Surat berbentuk dokumen umum, label didesain sesuai dengan bentuk stiker yang akan digunakan, dan amplop didesain sesuai dengan bentuk amplop yang mau dipakai.

Kemudian, berkas yang kedua adalah sumber data. Data ini bisa dari berbagai format data, di antaranya sebagai berikut.
  • MSWord (doc, docx) atau dokumen teks dengan format rtf;
  • berkas database (MSAccess, dBASE, ODBC);
  • berkas web (htm, html);
  • spreadsheet (MSExcel, Lotus 1-2-3);
  • address book dari email client Outlook Express, dan sebagainya.
Pada pembahasan kali ini, akan digunakan data yang diambil dari MSWord dan dari MSExcel.
 

a. Mailmerge Surat

Mailmerge surat adalah mailmerge untuk membuat surat yang ditunjukkan ke banyak orang. Namun, ada beberapa entri pada surat yang bersifat unik. Untuk mengetahui cara pembuatan mail merge, perhatikan contoh berikut.

Contoh Soal:
Buatlah contoh pembuatan mailmerge beserta langkahlangkahnya.
 
Jawab:
Misalkan akan dibuat mailmerge surat. Berikut tahap pembuatannya.
1) Buka dokumen baru kemudian buat tabel.
2) Masukkan data record berikut (Nama, Alamat, dan seterusnya disebut sebagai FIELD/ruas):

4) Simpan (misalnya "Merge_data1.docx"), ini sebagai sumber data.
 
Sekarang buat untuk dokumen masternya
.
1)Buka dokumen baru (beri nama "Merge1.docx")

2) Klik tab Mailings pada Ribbon. Pilih Select Recipients > Use Existing List (grup Start Mail Merge), arahkan ke dokumen "Merge_data1. docx"

3) Periksalah pada ikon Insert Merge Field pada tab Mailings grup Write & Insert Fields apakah sudah ada nama field dari sumber data.

Merge Field
Merge Field
4) Ketikkan naskah berikut.
 
 
5) Perhatikan kata yang diapit dengan « » menandakan data yang diambil dari field sumber data (bukan diketikkan).

6) Tambahkan penebalan (bold) pada Nama di bagian “Kepada”, dan garis bawah untuk kota.
 
7) Pada grup Finish tab Mailings, klik Finish & Merge, pilih Edit Individual Documents. Ini adalah pilihan untuk mengkompilasi mailmerge tanpa mencetaknya langsung. Langkah ini berguna agar kamu bisa memeriksa hasilnya sebelum benarbenar mencetaknya, atau kamu juga memilih Preview Results untuk memeriksa sebelum mencetaknya.

Preview Result
Preview Result
8. Hasilnya adalah sebagai berikut:



b. Fasilitas Fill-in

Perhatikan tanggal di atas Kepala Sekolah pada surat Merge1.docx di atas. Jika kita ingin ini dibuat fleksibel, yaitu diisi setiap akan mencetaknya, maka caranya adalah:
  1. Hapus tanggal ini.
  2. Tempatkan kursor setelah “Bandung“.
  3. Klik Rules > Fill-in yang ada di tab Mailings grup Write & Insert Fields.
  4. Ketikkan pada Prompt “Masukkan Tanggal”.
  5. Isi checkbox Ask Once. Artinya ini berlaku untuk semua data pada Merge_data1.docx. Jika “Ask Once” tidak diisi, kita akan ditanya sebanyak data yang ada.
  6. Simpan Merge1.docx, lalu jalankan kembali mailmerge (klik Finish & Merge)
  7. Isilah tanggal sesuai kebutuhan, lalu perhatikan hasilnya.

c. Fasilitas "if-then-else" Mail Merge

Fasilitas yang lain adalah if-then-else. fasilitas ini digunakan untuk memberikan pernyataan tertentu sesuai dengan kondisi data yang unik yang ditemukan. Perhatikan contoh berikut:

1) Ubah dokumen "Merge1.docx" pada teks "Kami berharap biaya seperti tersebut di atas dapat segera diambil secepatnya …..". Hapus kata "secepatnya", dan letakkan kursor setelah "…diambil"

2) Simpan menjadi "Merge2.docx"

3) Ubah juga bagian tagihan, tambahkan Rp. di depan field Bea_siswa

4) Ubah dokumen data "Merge_data1.docx", hapus Rp. dan separator ribuan ("titik") pada semua field Bea Siswa

5) Simpan menjadi "Merge_data2.docx"

6) Klik Rules > If… Then…Else… yang ada di tab Mailings grup Write & Insert Fields. Ketikkan sesuai contoh berikut.

Dialog box Insert Word Field IF.
Dialog box Insert Word Field IF.
7) Simpan, lakukan merging kembali, lihat hasilnya.

d. Mencetak Label

Untuk mencetak label, MSWord sudah menyediakan pilihan jenis kertas label ukuran tertentu, misalnya:

Label Option dan pemilihan jenis kertas.
Label Option dan pemilihan jenis kertas.
Dialog box Label Options didapat dari eksekusi ikon Labels > Options dari grup Create pada tab Mailings. Adapun dialog box sebelah kiri didapat dengan cara mengklik Label Information atau klik button Details dari dialog box Label Options. Beberapa pilihan lainnya:

Pemilihan jenis label.
Pemilihan jenis label.
Setelah kita memilih salah satu dari jenis label yang disediakan maka MSWord akan menampilkan dokumen yang sudah berisi suatu tabel dengan kolom, baris, ukuran kertas, dan marginnya sesuai jenis label tersebut.

Jika kita mempunyai tabel dengan ukuran yang tidak persis sama dengan yang disediakan (misalnya, horizontal pitch-nya) maka kita bisa melakukan costumized dengan mengubah-ubah properti tersebut.

Namun, jika kita mau mendesain label yang sama sekali baru, yang disesuaikan dengan jenis label yang kita punya maka juga tidak menjadi masalah.

Berikut akan dilakukan hal yang terakhir ini. Asumsikan kita menggunakan jenis label yang banyak terdapat di pasaran/dijual di Indonesia. Ada banyak jenis ukurannya, biasanya kita memilih berdasarkan kode. Kita akan gunakan jenis label dengan kode nomor 121, yaitu label yang berukuran 38 x 76 mm, di mana dalam satu lembar berisi 10 label pada kertas stiker berukuran 16 x 20 cm.

Untuk kebutuhan ini, buatlah dokumen baru, kemudian klik Labels > Options > Details dari grup Create pada tab Mailings. Isilah propertinya dengan ukuran berikut ini (sesuai dengan label kode nomor 121):

Pengaturan label.
Pengaturan label.
Setelah selesai, klik OK, akan kembali ke dialog box Label Options, kemudian klik New Documents maka akan tampil dokumen dengan ukuran kertas (custom) 16 x 20,1cm, berisi tabel dengan kolom 2 x 5 baris dan ukuran kolom, baris, dan margin kertas sesuai label dengan produc name “Label 121”.

Tahap berikutnya adalah kita menempatkan field dari sumber data. Seperti yang disebutkan, kita bisa mengambil dari dokumen MSWord, dokumen teks umum dengan format RTF, MSExcel, MSAccess, dan sebagainya. Untuk kali ini kita akan mengambil dari berkas spreadsheet MSExcel dengan nama DaftarUndangan.xls (sebelumnya buat dulu daftar undangan di excel).
 
Aktifkan sumber data tersebut melalui Select Recipients > Use Existing List (grup Start Mail Merge tab Mailings), kemudian gunakan Insert Merge Field seperti yang pernah kamu lakukan sebelumnya. Tempatkan semua field yang ada di berkas DaftarUndangan.xls pada tabel label sedemikian rupa sehingga seperti berikut.
 
Memasukkan Merge Field.
Memasukkan Merge Field.
 
Kamu dapat melengkapi semua sel pada tabel dengan copy-paste dan menambahkan Rules > Next Record dari grup Write & Insert Fields pada setiap sel. “Next Record” menandakan setiap label akan diisi dengan record (baris data) berikutnya. Jika tidak memberikan “Next Record” maka satu lembar kertas label hanya akan berisi data yang sama. Walau bisa secara manual dapat dilakukan, namun ada cara yang lebih praktis, yaitu dengan cara mengklik Update Labels pada grup Write & Insert Fields tersebut.

Pada saat pertama, ikon Update Labels masih belum aktif (disable). Untuk mengaktifkannya, klik Start Mail Merge > Labels, lalu klik Cancel untuk membatalkannya kembali. Setelah kamu melakukan ini, ikon Update Labels menjadi aktif (enable). Klik ikon ini. Label tersebut akan tampil seperti berikut.

Tampilan lanel
Tampilan lanel
Kode «Next Record» menyatakan perintah untuk menggeser ke record data berikutnya. Sementara field lainnya mengikuti susunan dari sel tabel yang sudah ditentukan (spasi, font, style, dan seterusnya). Tampilan di atas agak berbeda, yaitu ditambahkan “Kepada Yth” dan pemberian garis bawah untuk “kota”. Ini cukup kamu lakukan di sel yang pertama saja, Kamu tinggal klik kembali ikon Update Labels maka semua label akan mengikuti perubahan ini.

Pada saat posisi ini, desain label sudah selesai, kamu bisa mencetaknya langsung, atau memeriksanya dahulu melalui Finish & Merge > Edit Individual Documents dari grup Finish tab Mailings, atau klik Preview Results. Hasilnya kurang lebih seperti yang ditunjukkan berikut ini.

Tampilan hasil akhir.
Tampilan hasil akhir.

Tidak ada komentar: