Membuat Workbook Sederhana

Sekarang kita akan mencoba membuat lembar kerja sederhana pada Microsoft Excel. Melalui lembar kerja ini kita akan coba mengenal dan melakukan hal berikut, seperti menempatkan kursor, mengisi/entri sel, menyimpan/menutup lembar kerja, dan memanggil kembali lembar kerja yang sudah pernah disimpan sebelumnya.

1. Menempatkan Kursor

Ketika workbook MSExcel kali pertama dibuka, penunjuk sel berada pada alamat sel A1. Untuk memindahkan penunjuk sel ini ke posisi baru yang diinginkan dapat dilakukan melalui keyboard atau mouse. Tombol keyboard atau mouse untuk memindahkan kursor antarsel adalah sebagai berikut.
  • Tombol panah (kiri, kanan, atas, bawah).
  • Tombol TAB (ke kanan) dan Shift+TAB (ke kiri).
  • Tombol Enter (defaultnya ke bawah), namun penekanan tombol Enter ini sebenarnya berfungsi/digunakan untuk entri data dan eksekusi formula yang diterapkan pada sel.
  • Klik mouse pada sel yang disorot.

Memindahkan kursor.
Memindahkan kursor.
Adapun jika sedang posisi mengubah (edit) data pada sel (akan kamu coba pada Subbab setelah ini), cara menggeser kursor ke kiri/kanan di antara karakter yang ada dalam sel, sama seperti halnya ketika menggunakan MSWord.

Bentuk kursor pada saat pengeditan.
Bentuk kursor pada saat pengeditan.

2. Jenis Kursor, Pointer, dan Handler

Dalam menggunakan MSExcel, kamu harus mengetahui bentuk kursor, pointer, dan mengenal handler pada sel, karena ini berkaitan dengan apa yang dapat kamu lakukan dengan semuanya itu.
Bentuk penunjuk (pointer) mouse dan kegunaannya di lingkungan Excel dapat dijelaskan dalam tabel berikut.

pointer ini digunakan untuk menyorot/menyeleksi suatu sel atau kelompok sel (range)

terletak pada batas sel atau range yang dipilih, digunakan untuk memindahkan sel atau range yang dipilih batas sel: bisa di atas bawah, kiri, atau kanan

terletak pada batas sel atau range yang dipilih, digunakan untuk mengkopi isi/formula sel atau range yang dipilih. Saat mengaktifkan hal ini, tombol Ctrl di tekan. Cara ini untuk mengkopi ke lokasi lain yang bisa tidak berturutan dengan sumber yang dicopy. Jika bersambung (series/deret) menggunakan cara di bawah

Fill handle, terletak pada pembatas sel/range di ujung kanan bawah sel/range yang dipilih, digunakan untuk menyalin (copy) atau mengisi data berurutan (series). Jika pointer mouse diletakkan di atas fill handle ini, akan berubah menjadi tanda + besar.

garis vertikal berkedip di sel tempat mengetikkan data yang disebut sebagai titik sisip (insertion point). Saat mode pengeditan, garis ini berfungsi selayaknya kursor biasa

3. Mengisi/entri Sel

Untuk memasukkan data pada workbook. Letakkan kursor pada suatu sel, lalu ketikkan datanya. Untuk mengakhiri pemasukan data, tekan Enter, atau gunakan tombol panah. Jika kamu akan membatalkan pemasukan data pada sel tersebut, tekan Esc. Pembatalan ini kamu lakukan sebelum menekan Enter atau tombol panah. Selanjutnya, kamu bisa meneruskan memasukkan data pada sel yang lain.

Sebagai latihan, masukkan data sedemikian rupa sehingga workbook akan tampil seperti berikut ini.

Info:
Selain Enter dan tombol panah, sebenarnya kita bisa menggunakan klik mouse untuk mengakhiri pengentrian. Misalnya, setelah kamu mengentri “Hasan Basri” di C3, kamu klik mouse di C4 lalu menuliskan “Erna Herlina”, klik C5 mengetikan “Zainuddin”, dan seterusnya. Akan tetapi, cara penggunaan mouse ini tidak disebutkan di atas karena TIDAK PRAKTIS, karena lambat dan membuang tenaga kita. Jadi, untuk mengentri data secara berturut-turut seperti contoh di atas, gunakan Enter atau tombol panah.

4. Menyimpan Lembar Kerja

Untuk menyimpan lembar kerja. Kamu dapat melakukannya dengan 4 cara:
a. Menggunakan Microsoft Office Button, lalu klik Save.
b. Melalui Quick Access Toolbar: klik ikon disket.
c. Menggunakan kombinasi tombol: Alt+FS. Ini adalah cara melakukan perintah dengan kombinasi tombol Alt dan Keytips atau Hotkey.

d. Menggunakan kombinasi tombol (keyboard shortcut): Ctrl+S.

Keempat cara di atas sudah pernah dibahas di pembahasan MSWord, termasuk dialog box Save As yang muncul setelahnya (jika belum pernah disimpan).

5. Menutup Lembar Kerja

Untuk menutup (close) lembar kerja yang dihadapi dapat dilakukan dengan 3 cara sebagai berikut.
  • Menggunakan Microsoft Office Button, lalu klik Close.
  • Mengklik tanda Exit/Close jendela aplikasi Cara ini akan menutup juga aplikasi MSExcel jika tidak ada lembar kerja lain lagi yang terbuka.
  • Menggunakan kombinasi tombol Alt+FC.

6. Membuka Lembar Kerja yang Sudah Ada

Untuk membuka kembali lembar kerja yang ada (di harddisk), ada 4 cara yang dapat dilakukan, yaitu:
a. Menggunakan Microsoft Office Button, lalu klik Open.
b. Menggunakan Microsoft Office Button, lalu memilih berkas dari daftar Recent Documents.
c. Menggunakan kombinasi tombol: Alt+FO.
d. Menggunakan kombinasi tombol (keyboard shortcut): Ctrl+O.

Cara a, b, dan c akan memunculkan dialog box Open, di mana kita diminta untuk memilih berkas lembar kerja yang akan dibuka.

7. Menutup MSExcel

Menutup MSExcel dilakukan seperti halnya menutup aplikasi Windows lainnya, yaitu mengklik tanda Exit (Close) di ujung kanan atas.

8. Membuat Lembar Kerja Baru

Pada saat MSExcel dipanggil, MSExcel akan langsung menyajikan workbook baru (kosong). Membuat lembar kerja baru yang dimaksud di sini adalah sebagai berikut.
  • Kita ingin membuat lembar kerja baru di saat kita sudah menghadapi lembar kerja lain (ada lembar kerja yang sudah terbuka/aktif)
  • Kita sudah menutup semua lembar kerja (tidak ada lembar kerja yang terbuka), namun MSExcel masih aktif
Caranya adalah dengan klik Microsoft Office Button lalu klik New atau menggunakan kombinasi tombol: Alt+FN. Perintah di atas akan menampilkan dialog box New Workbook. Klik ganda pada Blank Workbook.

9. Mengedit Lembar Kerja

Beberapa aspek pengeditan sederhana (umum) yang minimal adalah sebagai berikut.
  • Penimpaan (kita entri data baru pada sel yang sudah ada isinya).
  • Menambah/mengurangi data yang sudah ada (mofifikasi), caranya ini harus mengubah dulu ke mode edit, yaitu dengan menekan F2 pada sel yang akan diedit.
  • Menghapus data pada sel dengan menggunakan tombol Del.
  • Menambah/menyisipkan kolom atau baris kosong di antara sel-sel yang sudah ada entrian data.
  • Menghapus kolom atau baris.